The Future of Objects—The Future of Academic Exchange?

Zukunft der Objekte – Zukunft des akademischen Austauschs?

with Kim Opgenoorth and Luca Jacobs

Abstract:
This paper examines how conferences and symposiums can be organised in the digital space. The authors provide the example of the symposium on the research project The Future of Objects—Objects of the Future, which originally was planned to take place in Cologne in May 2020 and which had to be moved to the digital space due to the outbreak of Covid 19. Following the sociologist Bruno Latour, the paper discusses the impact of the technical circumstances of an online symposium (‘delegation’) on the behaviour and social experiences of the participants (‘prescription’).
DOI: dx.doi.org/10.1515/phw-2020-17078
Languages: English, German


When we started analysing the state of digitisation of collections in Cologne in September 2019 for the research project The Future of Objects—Objects of the Future: Digitisation of Historical Collections in Cologne, conceived by Habbo Knoch and Gudrun Gersmann, nobody could have foreseen that within a couple of months, the only space in which we would be able to contemplate objects from those collections would be the digital one.[1] Furthermore, nobody could have known that we would not be able to organize the symposium that we had planned for May 2020 in the form of a physical get-together in Cologne.

The Lack of Precedents

Like many colleagues, we were confronted with the following question: Should we cancel or postpone the whole event, or should we try to organise it into an alternative, digital form? We quickly decided on the latter option, which led to the next problem: How does one actually organise a symposium in the digital space? With this blog entry, we would like to share what we learned and hope to initiate a similar exchange of experiences, as can already be observed for digital teaching.[2]

We quickly realised that—at least regarding the discipline of history—there were hardly any precedents for our approach at the time. Collections and museums reacted to the lockdown in the blink of an eye, coming up with creative digital offers. Universities and schools moved to digital teaching within weeks. Conferences, however, tended to be cancelled rather than reconceived.[3]

Despite the experimental character of our initiative, the presenters reacted in a very enthusiastic way when we informed them about our decision at the end of March. Spurred on by this positive feedback, we started searching for the appropriate technology and format. Originally, we had planned a symposium lasting one and a half days that would encompass three panels with two presentations each—as well as, naturally, the obligatory dinner and convivial coffee breaks. Would we manage to transfer the social aspect of the symposium to the digital space? What influence would the technology have on its character?

Delegation—The Technology

Bruno Latour once referred to the “transformation of a major effort into a minor one” via its transfer to a non-human actor as “delegation”.[4] Each delegation brings with it a “prescription”—an adjustment and adaptation of the human actors to this delegation.[5] It was whilst planning and implementing the symposium that we would find out what this would mean in practice. After numerous discussions, we decided to limit the symposium to one day and to six panels of 45 minutes with shorter presentations of 15 to 20 minutes and a maximum of 15 participants each. We thought that we could only manage to have a good discussion with a limited number of participants and that people would get too tired if the symposium lasted longer than six hours.

Whilst organising the symposium, the video conference tool Zoom met with a lot of criticism because it did not meet data protection regulations and was regularly attacked by trolls—so-called “Zoombies”. However, since Zoom tried to fix those problems and since there was no encrypted alternative that allowed for a stable connection, we “delegated” part of the organisation of the conference to Zoom. We did however implement some measures in order to prevent disturbances by uninvited guests. Thus, we arranged a new Zoom meeting for each section. The participants had to register with their proper names and were only allowed to enter from outside the “waiting room” once their name had been checked. Whether these precautionary measures were all necessary is debatable in hindsight. Whilst in particular, the setting up of six different meetings heightened the number of errors, advanced Zoom settings, in principle, leave enough options to block uninvited guests.

For the registration, we decided to work with Doodle. With six panels and the possibility of multiple registrations of the same person, a registration via e-mail would quickly have become confusing. Moreover, Doodle allowed us to automatically limit the number of participants.

Prescription—The Social Aspect

Within one and a half days, we had acquired the planned number of participants. We therefore decided to increase this number to twenty-five. Moreover, with the technical support of the University of Cologne, we established a connection between Zoom and the university’s YouTube channel. This allowed us to offer a livestream of the symposium.[6] As a back-up, we recorded each section on Zoom. Both decisions required us to get the participants’ agreement in advance. Moreover, we created the Twitter account @ZukunftObjekte.[7] In this way we could present our programme and announce the livestream, as well as establish a connection to the participants and the presenters even before the symposium.

Finally, we had managed to bring all the participants together on the same screen and to assembled all those who were interested in front of the livestream. But how would we reproduce the social get-together at the cookie buffet and the whispering amongst the clinking of coffee mugs? In order to allow for things to run smoothly, we decided for each section to be taken care of by three of us in the respective functions of host, co-host, and technician on a rotating basis. The host introduced the presenters and led the discussion. The co-host had the function of “host” on Zoom. They opened the meeting, performed a technical check-up with the presenter, started the livestream and the recording, let the participants enter, and followed the discussion on Twitter and in the chat. A student assistant was responsible for solving the participants’ technical problems. For this purpose, we had established a special e-mail address. In addition to this, we communicated amongst each other via a chat group. This allocation of tasks worked surprisingly well, though it also required a high amount of concentration.

In the sections, we tried to establish a social character by allowing everybody to greet each other before we turned off the microphones. We would only turn them on again for the discussion. The participants could decide themselves whether they wanted to use the video option—most of them did so. The participants of the Zoom meetings could discuss orally or use the chat, although the latter was hardly used by anybody. It was also striking to us that the discussion became less intensive over the course of the day.

It was on Twitter where the social/active character of the symposium would present itself most poignantly. We encouraged all participants and the viewers of our livestream to use the hashtag #ZukunftderObjekte for discussions, informed them about research results, and created space in our Zoom meetings for the questions from Twitter. This allowed us to connect with many people who were interested in the same topic. Additionally, the hashtag provided the possibility of modern archiving and allowed for all the results and information about the event to be accessible in the future.[8]

Do it again?

So, what is our conclusion? Would we organise another symposium online? And, if we were to, what would we change? For one thing, we learned that—in the sense of Bruno Latour—we, as well as the presenters and participants, had to learn new methods and take on new tasks due to the delegation of a certain amount of the duties to the non-human actor Zoom. Interestingly, as a result, we consulted even more non-human actors such as Doodle or chats. Therefore, even if no hotels have to be booked and no refunds of travel expenses settled, digital symposia are not necessarily less complex than analogue ones.

Moreover, the social character definitely ended up suffering. After the symposium, we realized that we should have organised breakout rooms for coffee breaks for casual conversations. This would have given us a space for a social get-together and the development of new ideas outside of the actual panels.

We would further opt for breaks that last longer than 15 minutes. Concentration seems to fade more quickly in the digital space. In addition to this, one of the few technical problems that we encountered was that some Zoom sections could not be opened without closing the previous ones (we still have not fully understood the technical reasons for this). On one occasion, we unintentionally cut off a presenter while she was speaking. Longer breaks would have allowed changes between sections to run more smoothly.

Nevertheless, we found that online symposia are a good alternative for occasions in which participants cannot or do not need to meet in the physical space. Moreover, we managed to reach a much larger interested audience than would have been possible with an analogue event. Up till now, the livestream has had 1,061 views. On the day of the symposium, between 40 to 60 viewers followed the different panels according to YouTube statistics. On the weekend after the symposium, the discussion continued on Twitter. All of this was a positive surprise and exceeded our expectations by far.[9]

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Further Reading

Web Resources

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[1] Cf. the project website: https://twitter.com/i/events/1273530725598461954 (last accessed 1 July 2020).
[2] See e.g. Marko Demantowsky and Gerhard Lauer, “Teaching between pre- and post-Corona: An Essay,” Public History Weekly 6, no. 4 (18 June 2020), https://public-history-weekly.degruyter.com/8-2020-4/pre-and-postcorona-2/ (last accessed 1 July 2020), or the Forum Digitales Lehren [Digital Learning] on H-Soz-Kult, https://www.hsozkult.de/debate/id/diskussionen-4949 (last accessed 1 July 2020).
[3] Our research showed that talks and seminars were quickly offered online. The large American conference “Museums and the Web” (https://mw20.museweb.net/), planned for the beginning of April, was quickly moved to the digital space. However, we did not possess the know-how and technical resources of our American colleagues, nor should our symposium be limited to one presentation.
[4] Jim Johnson [Bruno Latour], “Mixing Humans and Nonhumans Together: The Sociology of a Door-Closer,” Social Problems 35, no. 3 (1988): 299.
[5] Ibid. 301.
[6] Cf. the online symposium “Zukunft der Objekte – Objekte der Zukunft” [The Future of Objects—Objects of the Future] on YouTube, https://www.youtube.com/playlist?list=PLkCg3e67djg7khN5LVp-S8DosCMWQs9ls (last accessed 1 July 2020).
[7] Cf. https://twitter.com/ZukunftObjekte (last accessed 1 July 2020).
[8] Cf. the Twitter moment https://twitter.com/i/events/1273530725598461954 (last accessed 1 July 2020).
[9] For a further discussion on the technical aspect of the symposium see “Wie konferiert es sich digital? Über ein Online Symposium”, Blog Zeitenblicke – Frühe Neuzeit Uni Köln (17. Juni 2020), https://fnzkoeln.hypotheses.org/7512 (letzter Zugriff 1. Juli 2020)

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Image Credits

Opening screen of the livestream of the symposium Future of Objects © Janek Cordes and Luca Sebastian Jacobs.

Recommended Citation

de Jong, Steffi: The Future of Objects—The Future of Academic Exchange?. In: Public History Weekly 8 (2020) 7, DOI: dx.doi.org/10.1515/phw-2020-17078.

Copy-editing

Stefanie and Paul Jones (paul.stefanie@outlook.at)

Editorial Responsibility

Judith Breitfuß / Thomas Hellmuth (Team Vienna)

Als wir im September 2019 anfingen, den Digitalisierungsstand von Kölner Sammlungen, im Rahmen des von Habbo Knoch und Gudrun Gersmann beantragten Projekts Zukunft der Objekte – Objekte der Zukunft: Digitalisierung historischer Sammlungen im Kölner Raum, zu analysieren, konnte niemand ahnen, dass wir uns Sammlungsobjekte bald nur noch digital würden ansehen können.[1] Ebenso wenig war vorauszusehen, dass das für Ende Mai klassisch als Präsenzveranstaltung organisierte Symposium nicht würde stattfinden können. Wie zahlreiche Kolleg*innen sahen wir uns mit der Frage konfrontiert: Sollen wir die Veranstaltung absagen, verschieben oder eine alternative, digitale, Veranstaltungsform finden? 

Fehlende Präzedenzfälle

Ziemlich schnell entschieden wir uns für die letzte Option, sahen uns dann aber mit der nächsten Problemstellung konfrontiert: Wie verlegt man eigentlich eine Tagung in den digitalen Raum? Mit diesem Beitrag wollen wir unsere Erfahrungen teilen und hoffen damit, einen Erfahrungsaustausch anzustoßen, wie er an vielen Stellen bereits über die digitale Lehre stattfindet.[2]

Uns fiel ziemlich schnell auf, dass es für unser Vorgehen, zumindest in den Geschichtswissenschaften, noch kaum Präzedenzfälle gab. Sammlungen und Museen reagierten in einem Rekordtempo auf den Lockdown und riefen kreative digitale Initiativen ins Leben. An Universitäten und Schulen wurde innerhalb von wenigen Wochen auf einen digitalen Lehrbetrieb umgestellt. Tagungen allerdings wurden eher abgesagt als neu gedacht.[3]

Trotzt des experimentellen Charakters unseres Vorgehens reagierten alle Referent*innen sehr enthusiastisch als wir sie Ende März über unseren Entschluss informierten. Von diesem positiven Feedback angespornt, fingen wir an, nach der passenden Technik und dem passenden Format zu suchen. Ursprünglich war ein Symposium von eineinhalb Tagen mit drei Sektionen à zwei Vorträgen – und natürlich dem obligaten Abendessen und den geselligen Kaffeepausen geplant. Würden wir es fertigbringen, den sozialen Aspekt des Symposiums in den digitalen Raum zu verlegen? Welchen Einfluss würde die Technik auf den Charakter des Symposiums haben?

Delegation – Die Technik

Bruno Latour hat die Verwandlung von einer großen Aufgabe in eine kleine, von nicht-menschlichen Akteur*innen übernommene Aufgabe “Delegation” genannt.[4] Jede Delegation bringt, so Latour, wiederum eine Preskription mit sich – ein Neujustierung und Anpassung des Verhaltens der menschlichen Akteur*innen an die nicht-menschlichen Akteur*innen.[5] Was dies in der Praxis heißt, sollten wir während der Organisation und Umsetzung des Symposiums erfahren. Nach vielen Diskussionen entschieden wir uns dafür, das Symposium auf einen Tag zu limitieren und sechs Sektionen à 45 Minuten mit kürzeren Vorträgen von 15 bis 20 Minuten und maximal 15 Teilnehmenden zu organisieren. Unsere Überlegung war, dass wir nur mit einer geringen Teilnehmendenzahl eine gute Diskussionskultur erreichen könnten. Zudem gingen wir davon aus, dass eine längere Veranstaltung dann doch zu große Ermüdungserscheinungen bei allen Teilnehmenden hervorrufen würde.

Zu dem Zeitpunkt der Organisation geriet das Videokonferenztool Zoom stark in die Kritik, da es Datenschutzrichtlinien nicht einhielt und nicht vor sogenannten “Zoombies” gefeit war. Da in dieser Hinsicht jedoch nachgerüstet wurde und keine verschlüsselte, verbindungssichere Alternative in Sicht war, “delegierten” wir die Organisation unseres Symposiums dennoch teilweise an Zoom. Allerdings trafen wir einige Vorsichtsmaßnahmen, um Störungen von ungebetenen Gästen so gut wie möglich einzudämmen. So richteten wir ein gesondertes Zoom-Meeting für jede Sektion ein. Die Teilnehmer*innen mussten sich mit Klarnamen anmelden und wurden erst nach einer Überprüfung des Namens aus dem “Warteraum” entlassen. Ob diese Maßnahmen wirklich in diesem Umfang nötig waren, ist im Nachhinein fraglich. Vor allem die vielen Einzelmeetings erhöhen die Zahl der potentiellen Fehlerquellen. Grundsätzlich bieten die Sperrmöglichkeiten bei der erweiterten Zoom-Lizenz genügend Optionen, unerwünschte Teilnehmende schnell zu blockieren.

Für die Einzelanmeldung arbeiteten wir mit Doodle. Bei sechs Sektionen und möglicher Mehrfachteilnahme wäre eine Anmeldung über Email schnell unübersichtlich geworden. Hier konnten wir auch eine automatisierte Begrenzung der Teilnehmendenzahl einrichten.

Preskription – Der soziale Aspekt

Die vorgesehene Teilnehmendenzahl von 15 pro Sektion war innerhalb von 1,5 Tagen erreicht und wir entschieden uns, sie auf 25 zu erhöhen. Zudem richteten wir mit technischer Hilfe der Universität zu Köln eine Verbindung zwischen Zoom und dem YouTube-Kanal der Universität ein. Dies ermöglichte uns, einen Livestream des Symposiums anzubieten.[6] Als Backup nahmen wir die einzelnen Sektionen auf Zoom auf. Für beides holten wir uns von allen Teilnehmenden im Vorfeld die Zustimmung ein. Zudem legten wir auf Twitter eigens einen Account @ZukunftObjekte an.[7] Bereits vor dem Symposium konnten wir so unser Programm und die Möglichkeit der Teilhabe über den Livestream verbreiten und uns mit den Teilnehmenden vernetzen.

Endlich hatten wir alle Teilnehmenden vor dem gleichen Bildschirm und die zusätzlich Interessierten vor dem Livestream versammelt. Doch wie würden wir nun das soziale Miteinander am Keksbüffet und das Getuschel beim Kaffeetassenklimpern in den digitalen Raum übertragen? Um sowohl inhaltlich als auch technisch einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, entschieden wir uns dafür, jede Sektion in einem rotierenden System von jeweils drei Projektmitarbeitenden, einem/r Moderator*in, einem/r Co-Moderator*in und einem technischen Support, betreuen zu lassen. Der/die Moderator*in stellte die Vortragenden vor und führte durch die Diskussion. Der/die Co-Moderator*in hatte auf Zoom die Funktion des host. Sie eröffnete das Meeting, führte mit dem jeweiligen Vortragenden einen Technikcheck durch, startete den Livestream, ließ die Teilnehmenden eintreten, und verfolgte die Diskussion auf Twitter und im Chat. Eine studentische Hilfskraft kümmerte sich währenddessen um die technischen Probleme der Teilnehmenden, denen wir eine extra zu diesem Zweck eingerichtete Emailadresse angegeben hatten. Untereinander besprachen wir etwaige organisatorische Fragen über eine Chatgruppe. Diese Arbeitsaufteilung hat erstaunlich gut geklappt, erforderte aber eine sehr hohe Konzentration.

In den Sektionen pflegten wir den sozialen Charakter mit einer gemeinsamen und gegenseitigen Begrüßung aller Teilnehmenden, ehe die Mikros lautlos geschaltet und erst wieder zur Diskussion freigegeben wurden. Die Videofunktion hatten wir freigestellt – wurde aber von den meisten genutzt. Im Meeting selbst konnte mündlich oder per Chat diskutiert werden. Letzteres wurde wider unsere Erwartung kaum genutzt. Auch war auffallend, dass die Diskussion im Laufe des Tages etwas weniger intensiv wurde.

So richtig interaktiv und sozial wurde es erst auf Twitter. Wir ermutigten alle Teilnehmenden und Interessierten im Livestream unter dem Hashtag #ZukunftderObjekte an der Diskussion teilzunehmen, informierten über Forschungsergebnisse und schufen Raum innerhalb der Zoom-Meetings für Fragen auf Twitter. Auf diese Weise entstand eine große soziale Gemeinschaft. Hinzu bot das Hashtag die Möglichkeit der modernen Archivierung und begünstigte damit, dass Informationen und Ergebnisse der Veranstaltung auch in Zukunft öffentlich zugänglich sind.[8]

Morgen wird wie heute sein?

Was ist nun unser Fazit? Würden wir wieder ein Symposium online organisieren? Und wenn ja, was würden wir anders machen? Zum einen ist festzuhalten, dass im Sinne Bruno Latours sowohl wir als auch die Referent*innen und die Teilnehmenden durch die Delegation an den/die nicht-menschliche*n Akteur*in Zoom neue Praktiken erlernen und neue Aufgaben übernehmen mussten. Interessanterweise haben wir dafür wiederum viele weitere nicht-menschliche Akteur*innen wie Doodle und Chats hinzugezogen. Auch wenn keine Hotels gebucht und keine Abrechnungen gemacht werden müssen, sind digitale Symposien also nicht unbedingt weniger komplex als analoge.

Zudem ist festzuhalten, dass der soziale Charakter durchaus leidet. Rasch wurde uns nach Ende des Symposiums klar, dass wir Breakout-Kaffeebar-Sessions für lockere Gespräche hätten einrichten sollen. Dies hätte die Möglichkeit geboten, auch außerhalb der Sektionen weitere Ideen zu entwickeln und das soziale Nebeneinander weiter zu stärken.

In Zukunft würden wir außerdem Pausen einbauen, die länger als 15 Minuten sind. Die Konzentration im digitalen Raum zu halten, ist noch einmal anstrengender. Zudem war eines der wenigen Probleme, die während des Symposiums auftraten, dass wir teilweise neue Meetings auf Zoom nicht eröffnen konnten, bevor wir die laufenden nicht beendet hatten. (Die technischen Gründe hierfür haben wir noch immer nicht durchschaut.) Dies führte leider einmal dazu, dass eine Referentin im Satz unterbrochen wurde. Längere Pausen hätten den Wechsel zwischen den Sektionen erleichtert.

Nichtsdestotrotz, für Umstände, in denen ein Treffen im physischen Raum nicht möglich oder nicht nötig ist, erweist sich ein Onlinesymposium durchaus als gute Alternative. Zudem konnten wir viel mehr Interessierte erreichen, als dies bei einer analogen Veranstaltung zahlenmäßig möglich gewesen wäre. Der Livestream hat bis zum heutigen Tag 1061 Aufrufe. Am Tag des Symposiums sahen, den YouTube-Statistiken nach zu urteilen, im Schnitt ungefähr 40-60 Interessierte zu und auch während des Wochenendes nach dem Symposium wurde auf Twitter noch eifrig weiterdiskutiert. Dies war eine positive Überraschung und übertraf bei weitem unsere Erwartungen.[9]

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Literaturhinweise

Webressourcen

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[1] Siehe die Projektwebseite: https://twitter.com/i/events/1273530725598461954 (letzter Zugriff 1. Juli 2020).
[2] Siehe z.B. Marko Demantowsky und Gerhard Lauer, “Präsenz der Lehre zwischen Prä- und Postcoronazän,” Public History Weekly 6, Nr. 4 (18. Juni 2020), https://public-history-weekly.degruyter.com/8-2020-4/pre-and-postcorona-2/ (letzter Zugriff 1. Juli 2020) oder das Forum Digitales Lehren  auf H-Soz-Kult, https://www.hsozkult.de/debate/id/diskussionen-4949 (letzter Zugriff 1. Juli 2020).
[3] Zwar zeigten unsere Recherchen, dass ziemlich schnell einzelne Vorträge und Seminare online angeboten wurden. Auch die für Anfang April geplante US-amerikanische Tagung “Museums and the Web” (https://mw20.museweb.net/) wurde kurzerhand in den digitalen Raum verlegt. Wir verfügten aber weder um das Knowhow und die technische und personelle Ausstattung der amerikanischen Kolleg*innen, noch sollte unser Symposium auf einen Vortrag reduziert werden.
[4] Jim Johnson [Bruno Latour], “Mixing Humans and Nonhumans Together: The Sociology of a Door-Closer,” Social Problems 35, Nr. 3 (1988): 299.
[5] Ebd. 301.
[6] Siehe das Online-Symposium “Zukunft der Objekte – Objekte der Zukunft” auf YouTube, https://www.youtube.com/playlist?list=PLkCg3e67djg7khN5LVp-S8DosCMWQs9ls (letzter Zugriff 1. Juli 2020).
[7] Siehe https://twitter.com/ZukunftObjekte (letzter Zugriff 1. Juli 2020).
[8] Siehe den Twitter-Moment https://twitter.com/i/events/1273530725598461954 (letzter Zugriff 1. Juli 2020).
[9] Für einen Überblick über die technische Umsetzung des Symposiums siehe auch Kim Opgenoorth, “Wie konferiert es sich digital? Über ein Online Symposium”, Blog Zeitenblicke – Frühe Neuzeit Uni Köln (17. Juni 2020), https://fnzkoeln.hypotheses.org/7512 (letzter Zugriff 1. Juli 2020)

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Abbildungsnachweis

Eröffnungsbildschirm des Livestreams des Symposiums Zukunft der Objekte © Janek Cordes und Luca Sebastian Jacobs.

Empfohlene Zitierweise

de Jong, Steffi: Zukunft der Objekte – Zukunft des akademischen Austauschs?. In: Public History Weekly 8 (2020) 7, DOI: dx.doi.org/10.1515/phw-2020-17078.

Redaktionelle Verantwortung

Judith Breitfuß / Thomas Hellmuth (Team Vienna)

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DOI: dx.doi.org/10.1515/phw-2020-17078

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